ACTA NOVA

Mit Acta Nova bilden Sie nachvollziehbar und durchgängig Ihre Geschäftsfälle in einer modernen Web-Anwendung ab. Unterstützt durch das Workflow-Management gelangt der Geschäftsfall in Acta Nova immer an den richtigen Empfänger, und das vor allem nachvollziehbar. Dabei stehen durchgängig alle Stadien eines Geschäftsfalls, von der Erfassung des Eingangs, bis zum Abschluss und der Archivierung des Geschäftsfalls zur Verfügung.
 

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Eingangserfassung

Acta Nova bietet im Zuge der Eingangserfassung viele Möglichkeiten der effizienten Erfassung. Neben der Abbildung von Eingangsinformationen in Form von elektronischen oder papier-basierten Dokumenten bietet Acta Nova auch definierte Web Service-Schnittstellen zur Entgegenahme von Eingängen via E-Mail oder E-Formular. Im Zuge der Eingangserfassung können durch den Anwender Eingänge mit  ausreichenden Einbringer-Informationen, sowie einer Beschlagwortung versehen werden. Im Zuge der automatisierten elektronischen Erfassung von Eingängen werden vorhandene elektronische Informationen, wie Einbringer, Eingangsdatum, Betreff etc. automatisch übernommen. Durch eine konsequente und kontrollierte Eingangserfassung legt Acta Nova den Grundstein für eine effiziente Geschäftsfallbearbeitung in Ihrer Organisation.

Protokollierung

Acta Nova bietet im Zuge der Protokollierung von Eingangsinformationen zu neuen oder bestehenden Geschäftsfällen die Basis zur durchgängigen und nachvollziehbaren Geschäftsfallbearbeitung. Dabei erfolgt eine detaillierte Zuordnung der Eingangsinformationen zu Geschäftsbereichen. Mit den Funktionalitäten des Workflow-Managements kann auf Basis von vordefinierten Standard-Prozessen oder adhoc-Prozessen eine Zuteilung des Geschäftsfalls an die verantwortlichen Stellen vorgenommen werden.

Entwurfserstellung

Zur Erstellung von Schriftstücken im Rahmen der Geschäftsfallbearbeitung bietet die Dokumenten-Management-Funktionalität von Acta Nova die Möglichkeit der Verwendung von themenspezifischen Dokumentvorlagen. Über die vollwertige Integration des Dokumenten-Managements in die Geschäftsfallbearbeitung mit Acta Nova kann im Zuge der Dokumenterstellung auf Eigenschaftsinformationen, wie beispielsweise den Betreff, Fristen, Empfänger oder ähnlichen zurückgegriffen werden. Funktionalitäten der Serienbrief-Erstellung stehen sowohl für direkte Empfänger, als auch für Kopie-Empfänger (Abschriften) zur Verfügung. Dies ermöglicht eine standardisierte und optimierte Erstellung von Schriftgut in der Geschäftsfallbearbeitung.

Genehmigung

Acta Nova bietet für eine durchgängige und nachvollziehbare Geschäftsfallbearbeitung die erforderlichen Funktionalitäten zur Anbringung von elektronischen Unterschriften. Unter Verwendung des Workflow-Managements können somit Unterschriften zur Genehmigung, zur Mitzeichnung oder zur Kenntnisnahme revisionssicher aufgenommen werden. Acta Nova bietet zusätzlich die Möglichkeit der Anbringung der elektronischen Amtssignatur für Erledigungen im Zuge der Abfertigung. Informationen der Genehmigung werden direkt in die erstellten Schriftstücke aufgenommen. Acta Nova unterstützt Sie durchgängig bei der elektronischen Unterfertigung Ihrer Schriftstücke.

Versand / Zustellung

Acta Nova bietet für Ihre Geschäftsfallbearbeitung die integrierten Mechanismen für den Versand und die Zustellung von Ausgangsstücken. Dabei unterstützt das Workflow-Management den Versand-Prozess, indem zu versendende Schriftstücke an eine zentrale Poststelle weitergereicht werden können. Über Mechanismen der Finalisierung werden Ihre Ausgangsstücke entsprechend der gewünschten Empfänger in ein finales Format (PDF-Dateiformat) umgewandelt. Acta Nova bietet für die Medien “Papier”, “E-Mail”, “Fax” und “elektronische Zustellung” die jeweils passende Versand-Lösung.
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